英語論文・レポート・メールの書き方 - 使える英語表現・フレーズ集 -

社内報告書や技術論文,Eメールなどで使える便利な英語表現・熟語,書き方や作法を書き留めていくブログ

【完全版】英語メールでの日程調整のやり方【便利なテンプレ・英語表現集】

f:id:ooenoohji:20200525214605j:plain

英文メールでの「日程調整」テンプレート・表現集

本記事では英文メールで日程調整する際の便利なテンプレート・英語表現を紹介します。

近年のグローバル化により、英語でメールを書く人が増えてきていると思います。そして特にビジネスシーンにおいては会議の時間・日程調整など、相手の都合を聞いて、時間を合わせるためのメールのやりとりは毎日のように行われていると想像します。実際に私も先方とのSkypeやZoomの日程調整や、訪問日を調整するやりとりを頻繁に行なっています。その業務の中で使える英語表現をピックアップしたので紹介します。

本記事では、

  • まずはじめに日程調整に便利な英語表現集を紹介し、
  • 後半に、日程調整メールのテンプレートを紹介します

英文メールの「書き出し・締め」の書き方・挨拶

まずは礼儀として、英文メールの書き出しと締めの挨拶をしっかり覚えましょう。具体的には書き出しである「Dear」や「Hi」、そして締めである「Best regards」や「Sincerely」などの紹介とそれらの使い方・使い分けを説明しています。英文メールに慣れていない方はまず以下の記事をご覧いただけたらと思います。

blog012.ooenoohji.com

「何に関するメール」であるかを伝える英語表現

何の会議なのか、何について話したいのか、夕食のお誘いなのか、メールの最初でそれを明確に書くことで相手は格段に読みやすくなります。ですので、以下の英語表現等を用いて、「何に関するメール」なのかを明確に書きましょう。

blog012.ooenoohji.com

また、一般的に使える「〜に関して、〜について」の英語表現を以下の記事で紹介しています。もちろん、これらの表現もメールに使うことができます(実際、私は毎回と言っていいほど以下の表現を使っています。) 

blog012.ooenoohji.com

 相手の都合の良い「日程」を聞き出す

 以下の記事では相手に以下のような質問をする際の英語表現がまとめられています。

  • いつでしたらご都合よろしいでしょうか?
  • 都合のよい日時を教えていただけますでしょうか?

また、これらの英語表現をいくつかのパターン紹介しているのに加えて、「候補日の中から都合の良い日を選んでもらう」質問や、「候補日を挙げてもらう」質問などの英語表現も紹介しています。

blog012.ooenoohji.com

 相手の都合の良い「時間帯」を聞き出す

日程に加えて、さらに都合の良い「時間帯(何時から何時まで)」を聞き出したいときは以下の記事にまとめられている英語表現を用いて見てください。具体的には英語で「時間帯」に相当する「time slot」や「slot」という単語を用いて、相手の都合を聞き出すための例文が紹介されています。これによって「何時から」会議を開始できるのかが決まります。

blog012.ooenoohji.com

 

【スポンサーサイト】

【重要!例文テンプレート】具体的に英文メールを書いてみよう

上の表現を用いて、具体的に日程調整のための例文メールを書いてみましょう。初心者の方は特に以下の例文をテンプレートに使ってもらえると良いかと思います。

既に知っているビジネスパートナーとの日程調整

[テンプレート1]

Hi Kevin,
こんにちは、ケビン

 

I hope this email finds you well.
お元気ですか?

 

Regarding the project "A", I would like to determine the date of next meeting.
プロジェクトAに関して、次のミーティングの日程を決めたいのですが。

 

Could you tell me your preferable date and time slot for next week?
来週で都合の良い日と時間帯を教えていただけますか?

 

Best regards,
よろしくお願い致します。

 

Hiro
ヒロ

まずはこんな感じでしょうか。一度会ったことのある、もしくはこれまでにメールのやりとりをしたことのあるビジネスパートナーに対してはこのようなメールで良いかと思います。同僚に送るときは「I would like to」や「Could you」は丁寧過ぎることもあるので、「I want to」や「Can you」に置き換えても良いと思います。

また、文頭の「お元気ですか?」の表現は以下の記事で紹介しているので、よかったら参考にしてみてください。

blog012.ooenoohji.com

初めての相手への日程調整メール

次に、初めてコンタクトする相手へ英語のメールを書いてみましょう。

[テンプレート2]

Dear Mr.Smith
スミス氏へ

 

Nice to meet you, I am Hiro Suzuki who is working at Company X.
はじめまして、私はカンパニーXで働いているスズキヒロと申します。

 

I'm writing to you in regards to the interactive lecture that you applied on our web page.
弊社のホームページから申し込んでいただいたインタラクティブ講習についてのメールです。

 

In order to fix a schedule of the lecture, I would like to know when is convenient for you.
日程を決めるために、都合の良い日を教えていただきたいのですが。

 

Sincerely,
よろしくお願い致します。

 

Hiro Suzuki.
ヒロ スズキ

これはただの一例なので、これに文章を追加してももちろんいいし、お好きなようにアレンジしてください。 いずれの英語表現も上に記載したリンク先で紹介されていますし、リンク先では他の表現も紹介しているので、自由に組み合わせてください。

こちらから候補日を挙げて選んでもらう

また、いくつか候補日を挙げて、選んでもらうこともできます。例えば以下のように。

[テンプレート3]

Could you tell me your suitable time slots from the followings?
以下から都合の良い時間帯を教えていただけますでしょうか?

 

- From 9 to 10h, tomorrow

- From 15 to 16h, tomorrow

- From 10 to 11h, the day after tomorrow

英文メールで便利なフレーズ集

上の表現以外にも、本ブログでは英文メールで便利な英語表現をたくさん紹介しています。例えば以下のような英語表現を紹介しているので、是非併せてご覧ください。

英文メールでの日付の書き方も以下の記事で紹介しています。

blog012.ooenoohji.com

本格的に英文メール・英語文章の書き方を学びたい方へ

上に紹介した英語表現やテンプレートでも十分丁寧に、相手に伝わりますが、もっと上を目指したい方には「添削サービス」を紹介しています。これは自分の書いた英語文章(メールも含)を添削してくれるだけなく、なぜ間違っているのか、なぜ他の表現が良いのかを説明してくれます。また、良い文章を書くための講座も用意されているので、仕事で英語を使う方は是非活用してみてください。以下、おすすめの添削サービスを紹介します。

どのサービスも無料お試しができるので、まずは試して見てください。

Fruitful English

このFruitful Englishは上にも書いたように添削に加えて解説も加えてくれます。具体的にはサイト内で以下のように言及しています。

  • お客様が作成した英文を極力活かし、ミスだけではなく良いところも指導する

  • 「なぜだめなのか」「そのままではどう伝わってしまうのか」の解説が付き、より効果的に学習することができる
  • 間違いがない場合や少ない場合は代替表現を教えてくれるので表現力が豊かになる

サイト内には修正前の英文と添削後の英文、そして解説の例まで載っています。是非一度見てみてください。

自力で上手な英文を書こうと思っても限界があります。英文をチェックする会社の上司もネイティブであったり、上手な英文が書ける人はほんの一握りです。添削してくれる人がいない場合、ずっと間違えて覚えた表現を使い続けることになりかねません。ですのでこういったサービスを使って学習することをおすすめします。

また、チケット制なので、自分のペースでサービスを利用することができます(チケット買い切り制なので、月々の料金はかかりません)。週一回などと決まっていると忙しい時期はサービスを受けられないこともありますが、このFruitful Englishはチケット制なのでそのようなことはありません。初回登録時は無料チケットがついているので、無料で試すことが可能です。

↓↓↓ 以下のリンクから登録できます ↓↓↓

まずは2回分の無料チケットで試してみてください。

カナン・アカデミー英語 eラーニング講座

もう一つ紹介したいサービスが「カナンアカデミー英語eラーニング講座」です。まず、こちらも月々料金を支払うのではなく、買い切り制です(ゆっくりなペースで学習しても定額なのが嬉しいですね)。

こちらのサービスもライティング講座があり、英作文を添削してくれます。このカナンアカデミー英語eラーニング講座がライティングで掲げている目標は以下の通りです。

  • 論理的に話す訓練
  • 英語で考えをまとめる

2点とも非常に大事です。まず、論理的に話すという点は、もちろん日本語を話していても大切ですが、英語では特に大事であると私は思います。なぜなら、英語がネイティブではない場合、細かいニュアンスが表現できないからです。ですので私は英文を書くときに、この一文で言いたいことは何か、接続詞は何を使うかなど、日本語以上に気を使っています。つまり、少ない語彙力を論理性でカバーしています。

次の英語で考えをまとめることも非常に大切です。みなさまも経験があると思いますが、まず日本語で文章を作って、それを英語に訳しても、なんか変な文章になってしまいますよね。つまり、英語で考えて、まとめて、英語で表現することを意識しないといけません。カナンアカデミー英語eラーニング講座ではそこを意識して学習することができます。

↓↓↓ 以下のリンクから登録できます ↓↓↓

また、ライティング以外にも、スマホタブレットで学習可能なオンライン動画を用意しています。さらに、この動画にはインタラクション機能がついていて、受け身にならず、能動的に学ぶことができます。これらはサイト内にサンプルがあるので是非覗いてみてください。

まとめ

本記事では、英語でメールを書く際に最も出会うシチュエーションの一つ、日程調整のやり方について解説しました。私自身、仕事で英語を使い始めたときに苦労したトピックの一つなので、この記事が皆様の役に立つと非常に嬉しいです。