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英文メールの「書き出し・締め(結び)」の書き方【ビジネス英語】

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英文メール「拝啓・敬具」の書き方

近年のグローバル化に伴い、仕事で英語のメールを書くようになった人は多いのではないでしょうか?そのメールの中で必ず書く「書き出し・結び(締め)」の英語表現、背景・敬具みたいなものです。慣れていない人にはどの単語を選んだらいいのかわかりませんよね(私もその一人でした)。

本記事では、その「書き出し・結び(締め)」の英語表現と敬語レベルによる使い分けを紹介します。

まず、「書き出し・結び(締め)」として使われる英語表現はこちらです。

  • 書き出し:Dear, Hi, など
  • 締め(結び):Best regards, Sincerely, など

以下、敬語レベル(送る相手との距離・親しさ)による使い分けについて見ていきたいと思います。

書き出し(= 冒頭の挨拶、拝啓)の書き方

まず、冒頭の挨拶の書き方を紹介します。以下、親しさのレベルを二段階(丁寧/フレンドリー)に分けて紹介します。

「丁寧」な冒頭挨拶

丁寧な挨拶としては、みなさまご存知ので以下の表現をつかいます。

  • Dear Mr./Ms.
  • Dear

鉄板ですね、これを使っておけば間違いないという感じです。

さらに、もっと丁寧な冒頭表現を紹介したいと思います。例えば初めての相手にメールする際などに使える表現は以下の通りです。

  • Dear Sir/Madam
  • Dear Professor(職業や役職)

相手が男性と分かっている場合は「Sir」,女性の場合は「Madam」を付けます。もしくはProfessorなど職業・役職などを付けてもよいですね。

また、複数人宛ての丁寧なメールを書く際には

Dear Sir/Madam,

と、特定の名前を書かずに使います。

「フレンドリー」な冒頭挨拶

これはシンプルです。以下の表現を使います。

  • Hi
  • Hello

親しければなんでもありなんですが(笑)。他にも例えばイタリア語の挨拶 Ciao(チャオ)を使ったり、フランス語のSalut(サリュー)を使ったりもします。その間柄の共通言語を使って楽しくメールのやりとりをしましょう。

 

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締め・結び(= 文末の挨拶、敬具)の書き方

次に、文末の挨拶の書き方です。文末の挨拶は親しさレベルを三段階(丁寧/通常/フレンドリー)に分けて紹介します。

「丁寧」な文末挨拶

ビジネスメールや,初めての相手にメールする際は以下の表現を使います。

  • Sincerely ← 一番丁寧!と考えてよいです
  • Best regards
「通常(普通)」の文末挨拶

例えば普段のビジネスパートナーとのメールなど、初めてではなくいつもやりとりしている相手などに送るメールで使う表現は以下の通りです。

  • Best regards(「丁寧レベル」と同じ、どっちも使える)
  • Kind regards
  • All the best

Best regardsは「丁寧」カテゴリと重複しています、つまりフォーマルにもセミフォーマルにも使える万能表現です。私はいつもこれを使っています。さらに「Best」などと短縮して使うこともできます。

「フレンドリー」な文末挨拶

くだけた表現で,仲の良い友人とのメールで使う表現です。「じゃあね~」「またね~」的な感じです。

  • Have a good day
  • See you soon
  • Take care

メールの構成・フォーマット

冒頭と文末の挨拶を紹介しましたが、最後に、それらの位置(ポジション)を説明します。位置は簡単です、冒頭の挨拶は相手の名前の前、文末の挨拶は自分の名前の前です。例えば以下のようになります。

[例1:丁寧なメール]

Dear Sir/Madam ,

 

本文

 

Sincerely,
Hiroshi Yamada

[例2:ビジネス&既に知っている相手へのメール]

Hi Mike

 

本文

 

Best regards,

Hiroshi

[例3:フレンドリーなメール]

Hello Kevin

 

本文

 

See you soon!

Hiroshi

本ブログでは他にもメールで使える表現を発信中!

本ブログでは、本記事のようなメールでの挨拶以外にも英語メールで使える表現を紹介しています。以下にいくつか紹介しますので、もし興味のある方は是非併せてご覧ください。

相手の都合を聞くときの英語表現

blog012.ooenoohji.com

英語メールで「よろしくお伝えください」の言い方

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まとめ 

英語でメールを書く際、必ず書く挨拶、これがちゃんとできないとビジネスシーンでは失礼に当たってしまうし、仲のよい友達に必要以上に丁寧な表現を使うと誤解されかねません。しっかり理解して、適切な挨拶を使ったメールにチャレンジしてみてください。